קיום פגישות יעילות בשיתוף גורמי מקצוע והורים

הובלת פגישה יעילה

עבודה חינוכית מוצלחת עם תלמידים עם מוגבלויות ועם תלמידים מאתגרים החווים קשיים בהיבטים שונים, דורשת יצירת שיתופי פעולה עם מגוון שותפים. זאת במטרה לגבש תוכניות פעולה ולקבל החלטות משותפות שיתרמו לרווחתם הרגשית של התלמידות והתלמידים, לקידום הישגיהם ולהתפתחותם האישית.

פגישות רבות-משתתפים המערבות את חברי הצוות החינוכי, גורמי מקצוע והורים, עשויות להיות לעיתים מורכבות ומאתגרות. ייתכנו מצבים בהם המניעים או האינטרסים של המשתתפים יהיו מגוונים, שונים ואף מנוגדים.

פגישות מתוכננות המכלילות את כל הגורמים הרלוונטיים, תוך התייחסות להתקדמות התלמיד או התלמידה, משפיעות באופן חיובי על עבודת הצוות, על מארג היחסים בין הגורמים השונים, על השותפות ואחדות המשימה המכוונת להשגת המטרות שהוגדרו, ועל תהליך השינוי אל מול התלמידים ובני המשפחה. 

פגישות שאינן מתוכננות ומטרותיהן ותרומת המשתתפים בהן אינן ברורות לכולם,  עלולות לפגוע במוטיבציה של הגורמים השותפים, לעורר התנגדות במהלך הפגישה ולעיתים אף להוביל לחוסר שיתוף פעולה עם החלטות שהתקבלו בסיומה. 

חסמים נוספים שיכולים להתעורר הינם: היעדרות של אנשי מפתח שיש להם מידת השפעה גבוהה על יישום ההחלטות שיתקבלו בפגישה, חוסר קשב בשיח המתקיים בין השותפים, מתחים וחוסר אמון המעכבים עבודת צוות אפקטיבית ועוד. 

לפניכם פרקטיקה לקיום פגישה מתוכננת ויעילה.

שלב ראשון: תכנון והכנת הפגישה

1. קביעת מטרות הפגישה 

בטרם הפגישה, חשוב לנסח לעצמנו בצורה ברורה ושקופה את מטרותיה ולדייק את תמונת ההצלחה שלה (עם מה נרצה "לצאת" בסוף הפגישה). דוגמאות לניסוח מטרות:

• עיצוב תוכנית חינוכית מותאמת אישית לתלמיד או לתלמידה
• גיבוש דרכי ואופני התקשרות בין הבית לצוות החינוכי ולסייעת
• מענה לדאגות, חששות או התלבטויות של ההורים בנוגע לילד או לילדה שלהם 
• סקירת מצב התלמידים והתקדמותם מבחינה לימודית או חברתית
• חשיבה והתאמת המענים לצורכי התלמידים
• היכרות עם הקשיים איתם מתמודדים התלמידים ובניית תוכנית עבודה מותאמת

2. קביעת המוזמנים לפגישה

המשתתפים בפגישות ישתנו בהתאם למטרת הפגישה. מוזמנים לפגישה יכולים להיות: מחנכי הכיתה, מורות ומורים, מנהלת, רכזת, מורת שילוב, פסיכולוגית, יועצת, הורים, מומחית תחום,  גורמי רווחה, עו"ס, מנהלת מחלקת החינוך ברשות ובעלי תפקידים נוספים. 

יש להקפיד להזמין רק משתתפים שיש להם תרומה לפגישה.

לדוגמה: תלמיד עם תסמונת נדירה המתמודד עם קושי לימודי. לאחר היוועצות של המחנכת עם מומחית תחום מתי"א, הוחלט לזמן פגישה שמטרתה קידום הנגשה טכנולוגית לתמיכה לימודית. לפגישה זו תזמן המחנכת את הורי התלמיד, יועצת ביה"ס, מורת השילוב, מומחית תחום מתי"א, מטפלים פרה-רפואיים רלוונטיים, אחראי הנגשה מהמתי"א וגורמים רלוונטיים נוספים במידת הצורך.

3. קביעת זמן לפגישה ושיתוף במטרה

• טרם קביעת הפגישה, חשוב ליצור קשר עם כל המשתתפים ולקבוע מועד מתאים לכולם. אם משתתף מסוים רוצה לתרום לדיון אך אינו יכול להגיע, רצוי לשמוע את עמדתו מראש ולהציגה בפגישה בשמו.
• יש לקבוע פרק זמן שיאפשר דיון ממצה בנושאים שעל הפרק. 
• בתחילת הפגישה יש לחלוק עם המשתתפים את הפרטים הרלוונטיים: מטרות הפגישה, הנגשת מידע או חומרים שיידונו במהלך הפגישה (כגון: דוגמאות מעבודת התלמיד או התלמידה, הערכות רלוונטיות וכד'), וכן שמות ותפקידי משתתפי הפגישה.

שלב שני: הנחיית הפגישה

פגישות יעילות הן כאלו המייצרות מרחב בטוח ומוגן להבעת מגוון דעות, מאפשרות בניית אמון, מזמנות תקשורת פתוחה וברורה ומקפידות על הקשבה לאחרים ועל מתן כבוד לעמדותיהם. 

מנחה הפגישה יגדיר בתחילתה את כללי היסוד שהוא מבקש שהמשתתפים יקפידו עליהם (כמו להתחיל ולסיים את הפגישה בזמן, להתמקד במטרות הפגישה, לאפשר לכל המשתתפים הזדמנות להביע את עמדתם, ולהתמקד ב"מה שאפשרי" במקום ב"מה שלא בסדר").

מנחה הפגישה יערב את המשתתפים בדיון, ישמש דוגמה להקשבה פעילה, ויעודד הגעה להסכמות תוך שמירה על ענייניות הדיון.

להלן קווים מנחים שכדאי לדבוק בהם: 

1. התחלה במטרה ברורה ובטון חיובי

יש להתחיל את הפגישה בזמן ולברך את המשתתפים. אם אין היכרות מוקדמת בין כל המשתתפים, חשוב לקיים סבב היכרות ליצירת תחושת שייכות ואמון. אם מי מהמשתתפים לא השתתף בפגישה מסוג זה בעבר, סקירת התהליך עשויה לסייע להם להבין מה מצופה מהם. 

חשוב להתחיל את הפגישה בטון חיובי ולשתף או להזכיר לצוות את כללי היסוד שנקבעו. רצוי להקפיד להתחיל את הפגישה בשיתוף ברגעים של נחת, הצלחה או כל חוויה משמעותית בכיתה או בבית, אלה יכולים לקדם אווירה חיובית ומכילה.  

ניתן לעודד מעורבות בפגישה על ידי בקשה ממשתתפים מסוימים לקחת אחריות על תפקידים כגון תיעוד, שמירה על זמנים, ארגון סדר דיבור וכד'.  

2. הנחיית הדיון

תפקיד המנחה הוא לוודא שכולם בקבוצה נשמעים ותורמים במידה שווה.
ניתן לעשות שימוש במתודות שונות כגון: 

• הצגת שאלות מנחות לקידום הדיון.
• פנייה אישית המזמינה משתתף מסוים לחוות דעתו.
• שימוש בצ'ק-ליסט כדי לוודא שכל הנושאים המתוכננים זכו להתייחסות ונתקבלו החלטות בנוגע אליהם.

במידה שההורים אינם נוכחים בפגישה הנוגעת לילד או לילדה שלהם, חשוב לקבל מהם מראש את עמדתם בנושא המדובר, ולתת לעמדה זו ביטוי ומקום משמעותי בזמן הדיון. 

3. שמירה על מיקוד הפגישה

לעיתים הדיון מוסט מהמטרה המוצהרת של הפגישה, ויש צורך ברגישות כדי לעודד שיח ובו-בזמן למקד את הקבוצה ולהחזיר את הדיון למסלול בהתאם למטרה שנקבעה מראש. עם זאת, יש להפעיל שיקול דעת כדי לוודא שההחלטות לא יתקבלו בפזיזות. 

• אם הדיון סוטה מהנושא, הזכירו לקבוצה את מטרת הפגישה. 
• אם משתתף מתלונן או מאשים אחרים, הזכירו שהמטרה המשותפת לכולם היא למצוא פתרונות משותפים לרווחת התלמיד או התלמידה.

4. זיהוי הצעד הבא

לקראת סיום הפגישה יש לשוב ולסכם בתמצית את עיקריה, לפרט ולתעד את כל המשימות והפעולות שאמורות להתרחש בעקבות ההחלטות שהתקבלו, לציין את שמות האחראים לביצוע פעולות אלו ולהעביר את ההחלטות לכלל הגורמים שעובדים עם התלמיד או התלמידה. 

• ניתן לייצר טבלת מעקב: ראו טבלה לדוגמה להדפסה 

כאשר מקיימים פגישה שמטרתה לדון באופן שבו ניתן לסייע לתלמיד או לתלמידה להתקדם לעבר יעד לימודי מסוים, ניתן להשתמש בצ'ק ליסט קבוע של ארבע שאלות מנחות, שיעזרו לקבוצה להתמקד ולקבל החלטות מבוססות נתונים:

1. מהן מטרות היעד עבור התלמידה? (לימודי, התנהגותי, חברתי)
2. מהי רמת התפקוד הנוכחית של התלמידה? (המצב הלימודי או הרגשי-התנהגותי)
3. כיצד ניתן לסייע לתלמידה על מנת שתוכל להתקדם אל מול המטרות שהוגדרו עבורה
4. באילו דרכים יתקיימו תהליכי הערכה ומעקב על ההתקדמות? (מדידה, תדירות)

דוגמה

תיאור המקרה: דניאל, תלמיד כיתה ג' המתמודד עם קושי בקריאה. הצוות אוסף נתונים על יכולת קריאה בשטף, כדי להעריך עד כמה דניאל מתקדם בקריאה. 

בתחילת הישיבה, המורה שמובילה את הפגישה מציינת שמטרת הפגישה היא לקבוע את מידת ההתקדמות של דניאל כדי להחליט על התאמות נדרשות בתוכנית הלמידה שלו. היא פותחת בסבב היכרות ובשיתוף ברגעי נחת והצלחה של דניאל בכיתה ובבית. בהמשך כותבת המורה את ארבע השאלות המנחות על הלוח.

משתתפות בפגישה: המורה לעברית, סייעת כיתתית, אמו של דניאל ומורה להוראה מותאמת (מתקנת), יועצת, נציגת מתי"א.

1. מהן מטרות היעד עבור התלמיד? (לימודי, התנהגותי, חברתי)

המורה לעברית משתפת: "היינו רוצות שדניאל יקרא כ-100 מילים בדקה בצורה נכונה עד דצמבר. (בהשוואה לרמת הקריאה בכיתה ג'), זה יאפשר לו לתרגל מיומנויות הבנת הנקרא עם חומרים מותאמים.

2. מהי רמת התפקוד הנוכחית של התלמיד?

מתוך הדיון עלה כי בתחילת  שנת הלימודים, דניאל הצליח לקרוא כ-50 מילים בדקה. נראה כי אחרי 7 שבועות מתחילת שנת הלימודים, שטף הקריאה מתקדם וצריך לחשוב מה עוד ניתן לעשות על מנת שיוכל להגיע למטרת היעד שלו.

אמו של דניאל מביעה חשש: "כשדניאל קורא הכי מהר שהוא יכול, הוא אינו מבין את מה שקרא". 

המחנכת נותנת תוקף לנקודה שהעלתה האם על ידי כך שהיא שואלת את הצוות: "איך לדעתכן נוכל לסייע לדניאל להגביר את קצב הקריאה, מבלי לוותר על היכולת להבין את מה שקרא?"

3. כיצד ניתן לסייע לתלמיד על מנת שיוכל להתקדם אל מול המטרות שהוגדרו עבורו?

הצוות מכיר בחשש של האם, ומתחיל דיון והעלאת רעיונות באשר לדרכים שבהן כדאי לעבוד עם דניאל כך שיוכל לשפר את המהירות, את שטף הקריאה וגם את ההבנה. 

המורה להוראה מותאמת: "בזמן שדניאל מתאמן בקריאה, האם זה יכול לסייע לו שנציב מטרות שונות בכל קריאה חוזרת? לדוגמה, הקריאה הראשונה תהיה לשם הדיוק בקריאת המילים; הקריאה השנייה תהיה למטרת הבנת המילים, והקריאה השלישית לטובת השגת שטף ומהירות".

שימו לב! בתחילת הפגישה, המטרה הייתה לעזור לדניאל לשפר את שטף הקריאה כאמצעי לשיפור הגישה שלו לחומרים ברמת הכיתה; לעומת זאת, במהלך הפגישה עלו נקודות מבט נוספות שהיה חשוב להתייחס אליהן. המטרה השתנתה: שיפור הדיוק בהגיית המילים, שיפור ההבנה, וכתוצאה מכך - גם השגת יכולת לשפר את שטף הקריאה. 

השיח המשותף הוביל להכרה בכך, שכאשר דניאל קורא לשם דיוק והבנת המשמעות, סביר שקצב הקריאה שלו יהיה איטי יותר מאשר כשהוא קורא לשם השגת שטף בקריאה. הצוות הגיע למסקנה שדניאל ירוויח מהגברת המודעות שלו לתהליך הקריאה, ולמיקוד מפורש ומודע קודם כל בדיוק, אחר כך בהבנה ולבסוף בשטף. 

4. כיצד יתבצעו הערכה ומעקב על התקדמות התלמיד? (מדידה, תדירות)

המורה להוראה מותאמת מציעה: "כשאנחנו עושות הערכה של המילים הנכונות שדניאל קורא בדקה, בואו נוסיף בדיקת הבנה מהירה. בדרך זו נדע אם ההבנה שלו עולה או יורדת כאשר מהירות הקריאה שלו עולה."

הסייעת הכיתתית מציעה: "במהלך משימות קריאה בכיתה, אוכל לבקש מדניאל שיקריא לי את הפסקה ואשאל אותו שאלת הבנה".

הצוות מסכים להיפגש בעוד חודש כדי לבדוק כיצד תוכנית ההוראה החדשה סייעה לדניאל להגביר את השטף ואת הבנת הקריאה שלו.

שימוש בשאלות מנחות קבועות, יוצר הזדמנות לצוותים לבחון התקדמות בהתבסס על נתונים, לקבוע מטרות קצרות וארוכות טווח, לדון ברעיונות אפשריים שונים, לקבל החלטות בנוגע להתערבויות נדרשות, ולעקוב אחר ההתקדמות האישית של כל תלמיד ותלמידה. שיתופה של האם בתהליך, אפשר לצוות החינוכי לקבל נקודת מבט חדשה ומידע חיוני שלא היו מודעות אליו בנוגע להתמודדות של התלמיד עם הקריאה.

במידה שהנושא הנדון מתאים לכך, ובהתאם לבשלות וליכולות האישיות, ניתן לשקול אפשרות להזמין לפגישה גם את התלמיד עצמו (בהלימה לעיקרון: "שום דבר עלינו בלעדינו"). 

שימו לב! אפשרות זו מתאימה כאשר התלמיד או התלמידה מביעים רצון להשתתף בשיח ואינם חשים אי-נוחות מתהליך ההיוועצות השיתופי.